Organização e Gestão de eventos – Dicas Preciosas
Cíntia Peixoto

Durante minha vida profissional organizei vários tipos de eventos como:

• Institucionais - datas comemorativas da empresa, inauguração de filiais, inauguração de reformas de parques, praças da comunidade em que a empresa atua, na recepção de autoridades, campanhas internas, participação em feiras e muitos outros eventos que uma empresa pode promover.
• Congressos, seminários, workshops, feiras, cursos tanto com características profissionais e científicas como promocionais.

O sucesso desse tipo de trabalho depende de observar muitos detalhes e fazer um bom planejamento. Segue abaixo um roteiro que pode ser bem útil. Você pode usar e abusar deste roteiro, pois ele pode ser adaptado para tipos diferentes de eventos.

Planejamento:

• Tema do evento;
• Objetivo do evento;
• Dimensione o evento (de pequeno, de médio ou grande porte);
• Defina número de participantes;
• Duração e data;
• Organize uma planilha para o acompanhamento de custo e pagamentos, que deverá ser utilizada desde a preparação até o fechameto;
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfone, tradução simultânea, púlpito, buffet, projetores, computadores, telefones, iluminação, decoração, música, brindes, material didático, material de apoio, etc.);
• Verificar os recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias, recepcionistas, seguranças, garçons, manobristas, digitadores, etc.);
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência médica, estacionamento com manobrista, hotéis, serviço de traslados, agência de turismo, etc.);
• Escolher um montador oficial de estandes;
• Definir o público-alvo e verificar se existe um banco de dados para divulgação do evento;
• Fazer orçamento de todas as despesas do evento (aluguel do local, contratações, material, montagem, publicidade, passagens, hospedagens, traslados, etc.)
• Buscar patrocínio e apoios (empresas e pessoas influentes);
• Definir o cronograma de atividades;
• Notifique as autoridades (por ex. policia de trânsito caso seja necessário);
• Escale um grupo de pessoas antes do evento e depois para preparar e limpar todo o local.
• Preparar correspondências diversas e malas-diretas específicas;
• Realizar o telemarketing para atualizar os endereços e incentivar a participação;
• Definir programação visual (banners, faixas, placas, painéis, etc.);
• Preparar material gráfico (circulares, programas, folhetos, flyers, convites, contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas, etc.);
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.);
• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites, cadastramento);
• Entregar ofícios (diretores, autoridades, órgãos públicos);
• Definir programação social (hotéis, shows, tours, recepções);
• Contratar atrações artísticas;
• Contratar empresas de filmagem e fotografia;
• Preparar o cerimonial do evento;
• Preparar a ordem do dia;
• Realizar cobranças e pagamentos;
• Provisionar impostos a serem pagos;
• Preparar anais do evento;
• Realizar a prestação de contas do evento.